K.I.S.S. (column)

K.I.S.S. (column)

Ook bibliothecarissen ontsnappen tegenwoordig niet meer aan die tijdrovende vergadercultuur. “Voel je je alleen? Heb je geen zin om te werken? Verveel je je? Durf je geen beslissingen te nemen? Organiseer een vergadering; het praktische alternatief voor werk! Je kunt indruk maken op collega’s, beslissingen uitstellen en werk van je afschuiven”. Vroeger vond ik dat best een grappig en relativerend citaat, nu vind ik het een dooddoener van jewelste. Het moet niet veel gekker worden. Er rest ons amper nog tijd om handboeken over timemanagement te lezen.

Een bibliothecaris of informatieprofessional die niet meer aan lezen toekomt, verliest al gauw zijn schranderheid en scherpte. Soms ben ik tijdens een vergadering zo versuft dat ik aan een leeg kopje koffie nip. De koffiekop is overigens een perfecte voortgangsindicator. Is je koffie koud geworden, dan is de kans groot dat het een erg vlotte en productieve vergadering is. Of dan ben je te veel aan het woord geweest, dat kan uiteraard ook. Maar niet getreurd, de troostbrengende koffietafel is nooit ver uit de buurt.

Ondertussen gaat het digitale sprookje vrolijk verder. De Koninklijke Bibliotheek wil alle Nederlandse boeken, kranten en tijdschriften die sinds 1470 zijn verschenen digitaliseren. Ik hoor het KB-directeur Bas Savenije graag zeggen. Zo’n ambitieus beleidsplan klinkt als muziek in mijn oren. Het gaat daarbij om zeshonderd miljoen pagina’s, die in 2030 moeten zijn ingescand. Ook de Koninklijke Bibliotheek van België digitaliseert gestaag verder met onder andere het project Presse-Papier, waarbij een dertigtal vooroorlogse kranten worden ingescand. De digitaliseringsprojecten van de andere Belgische federale, wetenschappelijke instellingen krijgen eveneens een verlengstuk.

In het Museum van Natuurwetenschappen zijn we ondertussen klaar met het digitaal archiveren van de collectie van de weekdierkundige Philippe Dautzenberg. Deze bibliotheek bevat bijna achtduizend gespecialiseerde malacologische werken. Daarbij zitten enkele pareltjes en onvindbaar geachte boeken uit de achttiende eeuw zoals de Universal Conchologist van Thomas Martyn en de Catalogue des Curiosités de la Nature van Pedro Franco Davila. Ook in 2010 gaan we onverdroten verder met het inscannen van bedreigde, unieke en veel geraadpleegde collecties.

Het uitbreiden van de digitaliseringsprojecten betekent echter ook nog meer netwerkvergaderingen, adviesraden, commissievergaderingen, expertcomités, noem maar op. En ook meer administratief werk, met die steeds terugkerende projectmotiveringen en rapporteringen. Ik voorspel dat niet e-congé maar K.I.S.S. de trend van 2010 wordt: Keep it simple and stupid. Waarom zou je te veel tijd steken in aanvangsrapporten, activiteitenresumés en tussentijdse projectverslagen? Al wat je rapporteert, moet je uitvoeren en vervolgens opnieuw motiveren. We roepen om het hardst dat de inhoud primeert, K.I.S.S. is de perfecte manier om dat ook waar te maken. Deze milde vorm van administratieve ongehoorzaamheid is een grote stap in de goede richting. Het brengt een hele reeks aan administratieve vereenvoudigingen op gang. Ook subsidiërende overheden en leden van de opvolgingscomités zullen delen in de tijdswinst.

Tegendraadsheid is een teken van intelligentie. Bas Haring gaf tijdens de keynote-lezing op het NVB Jaarcongres eind vorig jaar alvast een mooie aanzet. Hij hield een pleidooi voor pile, not file als nieuwe manier om met informatie om te gaan. In deze originele Japanse opslagmethode maak je grote en willekeurig geordende stapels van alle documenten. Zo verlies je geen tijd met het ordentelijk klasseren van alle documenten. Uiteindelijk blijk je toch maar vijf procent van alle informatie te gebruiken. Die documenten komen dan bovenaan te liggen. Als ik naar de vele stapels op mijn eigen bureau kijk, pas ik die Japanse methode onbewust al een tijdje toe. Clean desks zijn aan mij niet besteed. Orde komt uit chaos. Of was het omgekeerd?

kladschrift van een museumbibliothecaris, dl. 9

Oorspronkelijk gepubliceerd in Digitale Bibliotheek nummer 1, 2010, p. 42.