Keep it simple and stupid

K.I.S.S.

Ook bibliothecarissen ontsnappen tegenwoordig niet meer aan die tijdrovende vergadercultuur. “Voel je je alleen? Heb je geen zin om te werken? Verveel je je? Durf je geen beslissingen te nemen? Organiseer een vergadering; het praktische alternatief voor werk! Je kunt indruk maken op collega’s, beslissingen uitstellen en werk van je afschuiven”. Vroeger vond ik dat best een grappig en relativerend citaat, nu vind ik het een dooddoener van jewelste. Het moet niet veel gekker worden. Er rest ons amper nog tijd om een handboek over timemanagement te lezen.

Een bibliothecaris of informatieprofessional die niet meer aan lezen toekomt, verliest al gauw zijn schranderheid en scherpte. Soms ben ik tijdens een vergadering zo versuft dat ik aan een leeg kopje koffie nip. De koffiekop is overigens een perfecte voortgangsindicator. Is je koffie koud geworden, dan is de kans groot dat het een erg vlotte en productieve vergadering is. Of wel ben je te veel aan het woord geweest, dat kan uiteraard ook. Maar niet getreurd, de troostbrengende koffietafel is nooit ver uit de buurt.

Ondertussen gaat het digitale sprookje vrolijk verder. Ook in tijden van besparingen. Het uitbreiden van de digitaliseringsprojecten betekent echter ook nog meer netwerkvergaderingen, adviesraden, commissievergaderingen, expertcomités, noem maar op. En ook meer administratief werk, met die steeds terugkerende projectmotiveringen en rapporteringen. 

Ik voorspel dat niet e-congé maar K.I.S.S. furore zal maken: Keep it simple and stupid. Waarom zou je te veel tijd steken in aanvangsrapporten, activiteitenresumés en tussentijdse projectverslagen? Al wat je rapporteert, moet je uitvoeren en vervolgens opnieuw motiveren. We roepen om het hardst dat de inhoud primeert, K.I.S.S. is de perfecte manier om dat ook waar te maken. Deze milde vorm van administratieve ongehoorzaamheid is een grote stap in de goede richting. Het brengt een hele reeks aan administratieve vereenvoudigingen op gang. Ook subsidiërende overheden en leden van de opvolgingscomités zullen delen in de tijdswinst.

Tegendraadsheid is een teken van intelligentie. Bas Haring hield enkele jaren geleden een pleidooi voor pile, not file als nieuwe manier om met informatie om te gaan. In deze originele Japanse opslagmethode maak je grote en willekeurig geordende stapels van alle documenten. Zo verlies je geen tijd met het ordentelijk klasseren van alle documenten. Uiteindelijk blijk je toch maar vijf procent van alle informatie te gebruiken. Die documenten komen dan bovenaan te liggen. Als ik naar de vele stapels op mijn eigen bureau kijk, pas ik die Japanse methode onbewust al een tijdje toe. Clean desks zijn aan mij niet besteed. Orde komt uit chaos. Of was het omgekeerd?

Herwerkte aflevering uit 'kladschrift van een museumbibliothecaris', oorspronkelijk in langere versie gepubliceerd als column in Digitale Bibliotheek (Essentials, 2010).