Collectiebeheer als topsport

Als je het beroep van bibliothecaris kiest, dan moet er per definitie verzameld, bewaard en ontsloten worden. Soms lig ik woelend in bed te piekeren over wat er allemaal kan verkeerd lopen. Brand, waterleidingen die het begeven, diefstal,.. Alles passeert tijdens zo’n lange, slapeloze nacht de revue.

In Berlijn stortte dit jaar een gebouw in waar een archief gehuisvest was. In de boekentoren van de centrale universiteitsbibliotheek van Gent was er deze zomer paniek toen er rook gesignaleerd werd op de eenentwintigste verdieping van de Boekentoren. Gelukkig loos alarm. Bij een inbraak in een Engels natuurhistorische museum werden in augustus driehonderd zeldzame specimens gestolen. De inbrekers wisten precies wat ze wilden en waar ze het konden vinden. Is dit de keerzijde van de digitalisering van wetenschappelijke collecties, dat iedereen nu in detail kan uitzoeken waar specifieke en unieke verzamelingen bewaard worden?

Het hoeft echter allemaal niet zo spectaculair te verlopen. Ook in de dagelijkse praktijk is je collectie intact houden een uitputtingsslag. Mijn eerste stappen in de bibliotheeksector zette ik in een openbare bibliotheek. Sporadisch moest ik de straat op met als doel bibliotheekboeken bij nalatige lezers te recupereren. Met wisselend succes gebeurde dat. Soms kreeg ik de deur voor mijn neus dichtgegooid, of werd er gedreigd de hond op mij los te zullen laten. Andere keren kreeg ik de boeken wel intact terug, en werd de hoog opgelopen boete zonder gemor vereffend. Een cafébaas wiens dochter de boeken verloren had, trachtte mij met gratis drank om te kopen. Het kon verkeren.

Tijdens mijn baliediensten kreeg ik wel eens gebruikers over de vloer die zonder schroom toegaven dat ze de bibliotheekboeken kwijt geraakt waren. Maar niet getreurd: ze hadden andere en mooiere boeken mee om dat verlies voor de bibliotheek te compenseren. Mijn op het bibliotheekreglement gestoelde argumenten kreeg ik bij zo’n enigszins naïeve ruilvoorstellen nog verkocht. Liquidatie van catalogusitems die niet meer bestelbaar waren, andere editie, administratiekosten enz. Moeilijker was het toen iemand een album van Suske en Wiske kwijt was en met een andere titel uit de reeks kwam aandraven. Hoe kreeg ik in zo’n situatie uitgelegd dat De bezeten bezitter echt niet kon vervangen kon worden door De droevige duif. Het lijkt allemaal futiel zoveel jaren later, maar in die tijd was ik nog te idealistisch om een discussie sec met ‘reglement is reglement’ af te sluiten.

Ondertussen werk ik in een wetenschappelijke bewaarbibliotheek. Volgens het rapport Bewaar(de) bibliotheken in Vlaanderen beheer ik een B - collectie. Nou moe, het lijkt alsof ik daarvoor mijn slaap niet moet laten. Doch volgens J. Walterus - auteur van de studie - slaat dit predikaat op collecties van grote waarde en van nationaal belang. Dat verzacht de pil. Het Instituut voor Natuurwetenschappen is overigens in goed gezelschap. Ook het Quateletfonds, de openbare bibliotheken van Brugge en Kortrijk en de Nationale Plantentuin van België beschikken over een B-collectie.

Wat overigens niet verandert zijn de eigenaardige voorstellen van sommige gebruikers. Onlangs mailde een dame mij met de vraag of ze een zeldzaam werk uit ons fonds kon afkopen. Ze had alle antiquariaten afgelopen en ook het internet geconsulteerd en nergens een exemplaar gevonden. Uiteraard wilde ze naast een keurig prijsje de bibliotheek ook een kopie in een mooi, ingebonden band bezorgen. Dat krijg je met alle berichtgeving over bibliotheken die een deel van hun boekencollecties vernietigen om snellere scans te kunnen maken. Geen rozen zonder doornen. Aangenamer zijn de schenkingen en giften van particulieren, al gaat het vaak om dubbelen of verzamelingen waar geen plaats voor voorzien is. Materiaal dat ook gedigitaliseerd moet worden. En zo blijf je bezig. Collectiebeheer is als topsport.

kladschrift van een museumbibliothecaris, dl. 5

Oorspronkelijk gepubliceerd in het tijdschrift 'Digitale Bibliotheek' nummer 1, 2009, p. 35.